皆さんは、仕事に活かせるメモのとり方のコツって知っていますか？
私のように営業職をやっていると、「上司からの指示」、「顧客との約束」、「会議の備忘録」などでメモをとる機会が多いです。
ですが、最近はメモをとることをしない人も増えているみたいですね。
メモのとり方のコツを知らないと、ダラダラと無駄に書いたり、後から見返しても何のメモだったのかわからないといった失敗から、メモ自体を辞めてしまう人もいるようです。
メモは、とり方のコツを知り、テクニックを用いることで、アイデアの整理などの仕事に活かすことができるんです。
仕事ができる人ほど「メモをとる方法」を熟知しています。
メモのとり方のコツやテクニックには色々な方法がありますが、25年間の営業経験の中で、私が実践して、効果を体感してきたものに厳選しています。
今回は「メモのとり方のコツ！仕事に活かせるテクニック」と題してお送りします。
Contents
メモのとり方のコツ紹介！5つのポイント
某所ラウンジでインタビューを終え、スタッフの方に場所を借りたお礼を述べたところ「メモが速いですね。何かコツがあるのですか？」と聞かれた。僭越ながらアドバイスしたけど、それをメモする速度がたぶん私より速かった（笑） pic.twitter.com/J75gnCmj75
— 飯島智則 (@iijima1234tmnr) May 26, 2022
メモをとることは、多くの場合、自分の備忘録として重要なことを忘れないようにする為に書きます。
ですが、メモのとり方のコツを知らないと、せっかくのメモも紙くずになってしまいます。
せっかく、メモをとるという労力を使うのであれば、しっかりとコツを掴んで、仕事の効率を上げるツールにしていきましょう！
メモのとり方のコツを5つ紹介します。
メモはA4ノートを使おう！
メモをとる時、持ち運びに便利な小さなメモ帳を使っていませんか？
メモというとポイントだけをチョコチョコっと書いてしまう人がいますが、私はA4ノートをおすすめします。
一つの議題に対して、A4ノートを広げた2ページ分を使って大きなスペースを確保します。
小さな紙を使うと、内容によってスペースが足りなくなり、重要なポイントがあちこちに分散されて、後で見返した際に、結局何が大事なのかわからなくなったりします。
メモをとるスペースは大きくとりましょう。
日付やタイトルは必ず書こう！
メモをとる際には、必ず日付やタイトルを必ず書きましょう。
ついつい忘れがちになりますが、日付やタイトル、誰との打ち合わせなのかなどを書いておくことは、後で見返す際にとても重要なポイントになります。
日付を見ることで、後で見返した際に時系列で見返すことができます。
タイトルや参加者の名前を書いておくことで、何についてメモしたのか、誰と話した内容なのかをすぐに把握することができます。
キレイに細かく書かない
メモのポイントは、後で自分が見返した際に、重要なポイントがどこかを確認したり、約束事などを忘れないようにするために書きます。
自分が後で読めれば、汚い殴り書きでもいいし、長い文面を書く必要もありません。
メモをとる際は、話をしている人との会話が重要であり、メモをキレイに細かく書くことではありません。
漢字が思い出せなければ、ひらがなでもカタカナでもいいので、瞬間的に素早く書いていきましょう。
色をつけたり等も、メモのとり方のコツにありますが、打ち合わせ終了後にやりましょう。
何度も言いますが、メモはキレイに書くためではなく、会話の重要なポイントを記すことです。
5W2Hを意識してまとめる
5W2Hは聞いたことがあると思いますが、メモのとり方にも活用できます。
When：いつ、日時や期限。
Where：どこで、場所。
Who：誰が、誰に、誰と、担当者や責任者。
What：何を、仕事内容や約束事。
Why：なぜ、目的や理由。
How：どうやって、方法や手段。
How much：数量や価格。
仕事でメモをとる際には、これらの7要素は必ず会話の端々にでてきますし、重要なポイントになります。
逆に、会話の中で、7要素の抜けてる部分があれば、そこについて質問していきましょう！
更に効率的な打ち合わせができるようになります。
メモの書く場所を4つに分けておく
商談や会議、打ち合わせのどれであろうと事前にA4ノートを4つに分けて置くことをおすすめします。
A4ノートを4分割しておき、左上は備忘録として会話の内容のポイントを中心に書きます。
左下には事前に議題に関して考えておいた質問事項、会話の中で浮かんだ疑問を書いておき、確認した後の解答も書いていきます。
右上には会話の中で、決まったことや約束事を書いておきます。
右下には会話の中で思い浮かんだ自身のアイデアや検討事項を書いておきます。
そうすることで、後で見返した際に各項目の重要なポイントをすぐに把握することができます。
この方法は特におすすめですので、ぜひやってみてください！
メモを仕事に活かせるテクニック！
ていくの授業紹介🌈
★大事なポイントを聞き逃さないためのコツ
★自分でメモを見返した時に分かりやすく見えるコツ
を学びました📄#就労移行 #博多就労移行 #福岡就労移行支援 #福岡就職 #博多駅就労移行 #福岡市就労移行 #障害者雇用 pic.twitter.com/NWEJBnEUyG— 福岡市博多区 就労移行支援事業所 ていく (@takefukuoka) May 25, 2022
ここからはメモのとり方というよりは、メモをとることで仕事や商談に活かせるテクニックを紹介します。
これから紹介するテクニックを駆使することで、仕事や商談で自身を有利に持っていくことができると思います。
メモは紙に手書きで書こう！
昨今はパソコンやスマホ、タブレットの普及によって、便利で速く簡単にメモが取れます。
ですが、メモをとる際は「手書き」が最良です！
手書きの方が「記憶の定着がいい」ということもありますが、一番重要なのは「相手への印象」です。
時代遅れと思われるかも知れませんが、仕事でメモを取るシュチュエーションでは多くの場合、相手側は「会話」をしています。
相手の立場になって考えた場合、メモを取っているとわかっていても、パソコンやスマホをイジりながらの会話に抵抗を感じる方も多いのが事実です。
敢えて「自分の印象」を落とすのは避けたほうがいいでしょう。
手書きでメモを取ることで、記憶の定着もあがり、相手の印象も良くなります。
相手に見えるようにメモをとる
メモを取る際、汚い字を見られたくない等の理由で、相手から見えない位置で書いていませんか？
パソコンで入力したり、見えない状態で書かれると、相手は何を書いているのか気になるものです。
もしやったことがなければ、A4ノートを相手の前に「ドン」とおいてメモを取ってみてください。
相手は自分の会話の内容を聞いて、しっかりメモしてくれていると安心して、心を開いてくれます。
メモを取るという行為で、相手の印象をあげるというテクニックです。
メモを取りながら、更に会話を弾ませよう！
相手の会話内容や説明を目の前でメモを取りながら、そのメモ内容を見せながら、確認や質問を重ねていくテクニックです。
相手もメモ内容を確認しながら、更に具体的な説明をしてくれるでしょう。
更にメモ内容とともに、そこに絵や図、矢印などを書き込みながら会話をすることで、相手もより深く話に没入してくれます。
これは相手に何かを教えたり、説明する際にも使えるテクニックになるので、試してみてください。
まとめ
本日、新人さんに仕事を教える際、思わず
「メモの準備は出来ているか？」と言葉に出てしまったワタクシ😅 pic.twitter.com/VUT1vTMlLd— hana@MIONA703-METAL (@FV_Malie_Nao) May 24, 2022
メモを取る行為は誰でも行ったことはあるでしょう。
ですが、とり方のコツやテクニックを駆使することで、備忘録としての役割だけでなく、仕事に活かすことができます。
メモをとるコツを使って生産性を上げたり、ちょっとしたテクニックで、相手の印象を変えたりすることができます。
今回は「メモのとり方のコツ！仕事に活かせるテクニック」と題して、私が実践してきた内容をメインで紹介してみましたが、実はもっとスゴイ使い方もあります。
考えもしなかった、メモの使い方について書かれたビジネス本を2冊ほど紹介しています。
もし、更にメモを使った生産性を上げる方法に興味がある方は下記のリンクで紹介しているビジネス本を手に取ってみてください。
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